信頼と実績No.1の歯科医院専門予約管理・経営支援システム「デントネット」

スタッフの負担を軽減したいというのが導入した一番の理由です。それ以外にも、数字の管理がしやすいということ、ネット予約や患者様にフォロー予約の確認のメールを送ることができるシステムを探していました。以前からいろんな先生から予約システムは入れた方が良いと言われていました。数年前に一度DentNetを検討したんですが、その当時は、高いし、ノートで出来ているしと迷っている間に時が流れてしまいました。今回改めて導入を検討し、DentNet導入中の先生に感想を聞いたところ「うちはDentNetがないのはありえない！凄くいいですよ。」と勧められました。そして、今って予約システムは安いものから沢山あるじゃないですか。でも、使えるチェア数が限られていたり、数字の管理ができなかったりするんです。「値段も高いけど、物もいいよ」っていう方が後々後悔しないと思い導入を決めました！今ではスタッフと「よく紙でやっていたね！」と話をするほどです。今、以前使っていた予約台帳を見るとゾッとしますね(笑)

新患が増えたこと、スタッフの負担が軽減したこと、アポミスがなくなったことです。新患数は、ノートのアポ帳だった時は月に100人くらいだったんですが、DentNet導入後には130人～140人に増えました！インターネットを利用して、常に初診の予約が取れるようになったのが良かったんだと思います。また、以前は予約の確認や無断キャンセルなどお電話をしていました。今はメールでの連絡も出来るようになり、患者様によってはメールの方が良いという方もいらっしゃいますので、そうするとスタッフの手間も省けます。それに、今では各ユニットにiPadを導入しスタッフが予約を取るようにしています。その他にも色々な良かったことが沢山ありますよ！たとえば、数字の管理なども楽になりました。毎日の朝礼のときには、前日の来院患者の予約数・キャンセル率・自費率も発表しているのですが、それも毎朝iPadを持ってDentNetを見ながら朝礼をするのが恒例になりました。担当者ごとのリコール率やキャンセル数を明確に出せるのでその辺もありがたいです。「私頑張ってるんです」と言っても頑張っていない数字が出たり、逆にとても頑張っている数字が出たりとか明確に出るのはいいですよね。こんなことならもっと早く導入しておけばよかったと思っています。費用の回収もあっという間に出来ましたよ。

どんな状況でも入れた方が良いと思います。特に新規開業の時に導入をした方が良いと感じています。ある程度大きくなってからだと、移行作業がとても大変ですから、一番最初のタイミングで導入をされた方が良いと思います。

DentNetユーザーの先生から、「ブラックボックスになっている受付業務が見える化できるよ」と言われたため興味を持ちました。それと、正直ノートで予約管理する事に限界がきているなと感じていたためです。　そんな中、DentNetに決めたのは、経営的な視点から見ても統計データは非常に重要だと感じ、DentNetは予約管理以外にも様々な統計データを取ることが出来るためです。受付スタッフにデータ集計を任せる事もできるかも知れませんが、受付業務はやる事が沢山あります。正確な数字を出すには、やはり機械に任せた方が効率的です。複数のメーカーの予約システムを見ましたが、「安いは安いなり」でしたので、統計も取れ、一番細かい機能があり使い勝手の良いDentNetに決めました！

ノートの時代は、予約表を頻繁に見るという習慣はありませんでした。次の日にどのような予約が入っているかは、重要な患者様以外はあまり把握できていませんでした。DentNetを導入してからは、色々な場所で予約表を確認できるので、いつ・どこで・どのDr枠がどれだけ空いているかが本当に明確になりました。特に当院では勤務医が多く、各DrがスマホでDentNetを見れるように設定しているので、前日に次の日の予約を確認できます。それにより、段取り・シミュレーションがしやすくなり、効率がすごく上がりました。ノートの時代は、アポ帳がDrごとに分かれていたため、他のDrの予約表は見ていませんでした。DentNetにしてからは、全てのDrの動きが解る様になったので、他のDrの空きがあれば、そこに自分の患者様を入れる等、空き予約も有効的に埋める事が出来るようになりました。DentNet導入前は、受付業務は本当に大変でした。DHがチェアで予約を取る際はノートを持って行ってしまうので、電話が掛かって来ると患者様をお待たせしていました。今はDentNetを見れる端末が沢山あるので、やり取りが早くなり、受付・院内の流れがスムーズになりました。それに、アポミスがなくなりました。リライトカードも導入しているのですが、予約を取ったら必ずカードに予約日が印刷されるので記入漏れや記入ミス等もなくなりました。先日、過去最高の患者様が来院しました。DentNetは売り上げにも非常に貢献しています。110名以上の来院数があった際も受付スタッフは「そんなに忙しくなかった」と言ってくれるようになりました(笑)

院様にもお勧めします。予約表を共有できれば、他のDrが何をしているかを確認し、次の動きを判断する事ができます。事前に数日分を把握する事はノートではできないですから。　また、予防管理型の医院様もDentNetを入れた方が良いと思います。DHがチェアで予約を取れるのは非常にメリットが大きいです。予約を分散化させる事で受付の負担が減るだけでなく、リコール率も上がりますし、患者様とのコミュニケーションも十分に図る事ができます。

Web上で外部からアポイントが取れるシステムに魅力を感じたのが検討のきっかけです。夜に音声ガイダンスで予約を取れる機能にも惹かれました。当時はWeb予約があまりなかったので、外部からの予約は革命的でした。DentNetは、ネットで予約システムを検索している時に見つけました。他社も検討していましたが、ジェニシスがリスティング広告をしていることが決め手となり、DentNetを最終的に選びました。DentNetの一番の導入目的はWeb予約と音声予約です。紙だとどうしてもアポイントミスが発生してしまいます。それをシステムで防いでいくことにより、アポミスがなくなるだけでなく、Webや音声からも患者様がたくさん入るようになりました。

DentNet導入後の変化は主に3つあります。一つ目は「患者さん第一主義の追求」です。当日に前回予約を取ったスタッフがいなくても、情報を残すことでミスが極端に減り、患者対応の質を上げることができました。また、何ヶ月先の予約でも簡単に複数取れるため、特に自費の患者さんに対して診療計画をイメージさせることに役立ちます。二つ目は「スタッフさんが働きやすい環境づくり」です。スタッフ間で簡単に情報共有できるため、患者さんが増えても医院がバタバタしなくなりました。最大の魅力は、人が増えてもアポの取り方を画一化できる点です。受付のスキルに頼らず、誰でも簡単に予約が取れます。三つめは「紹介者・自費率のアップ」です。DentNetを導入してみて、以前は手書きでは網羅できない部分が多かったことを実感しました。患者さん特性や診療計画をスムーズに共有することで、紹介者や自費率アップを狙いやすい環境になったと思います。

今はホームページが当たり前の世の中なので、Web予約をやるためには新規開業から入れるべきだと思います。予約システム導入の経費は、「費用」ではなく「投資」として必ず必要になってくるからです。また、アポミスが多い医院や規模が大きい医院には管理の面で非常に役に立つので絶対に必要です。DentNetは予約が取れる場所を自動的に探してくれる、トータル的にカスタマイズされたシステムだと感じています。

当院は他の医院とは少し違って広告宣伝費には、ほとんどお金をかけておらず、自費率を上げることにも興味がないのが特徴です。保険ベースの治療をしっかりやることを経営の方針にしております。従って、口コミを良くすることに力点を置いています。治療が終わった後も患者さんとの縁を切らず、リコールで通って頂く、再初診で通って頂く等で、リピーターを増やす仕組化が医院経営において生命線になってきます。DentNetは、他のシステムと比べると、値段的には高いな～！（笑）と思いましたが、この仕組みづくりの為にやりたい機能が揃っていたのもDentNetだけだったので当然のように選ばせていただきました。特にDrの数が増えてリコールの管理や中断患者を減らしたいという思いが増したのが、導入のきっかけですね。

まず一言で言えばアポに無駄がなくなりました。「①リコールの管理をしっかりやることでリコール患者が増えたこと、②Dr.がチェアサイドで予約をとることできめ細かいアポ取得ができるのでアポに無駄がなくなったこと、③Dr.がチェアサイドで患者さんに次回治療の説明をすることで無断キャンセルが減ったこと」これらのことで患者さんが30%UPしました。キャンセルが多い患者さんなどのアイコンを事前に作っておくことで欄外に予約を入れたり、事前のマニュアルに沿った対応が取れたりするのが便利ですね。また当院はCTI機能を利用しているので、電話がかかってきた際に一目で患者情報が出ます。そのため、わざわざカルテを取りに行かなくても次に何の処置をしなければならないのかが一目で分かり、非常に助かっています。

スタッフが右往左往する状態の医院が導入すればメリットは十分にあると思います。特にユニット1台に対して1日10～15人以上の医院であれば絶対入れる必要があるのではないでしょうか。これから新しく開業しようと思っている医院でも、既に開業している医院さんでも、チェアサイドでiPad片手に予約を取るだけで新鮮味があるらしく、DentNetを開業当初から取り入れているだけで患者さんからの印象が随分変わると思います。私より年齢が下の先生たちは、歯科業界はあくまでもサービス業で患者さんに選んでもらわなければダメだと知っているから、DentNetのようなアイテムを使わない手はないと思います。でも、サービス業だと分かっていても実践できていない先生が圧倒的に多いのが現状ですけどね。他の業界の仕事とは違って歯科の場合は、商品が歯科治療しかないから差別化を付けるとしたら、患者管理などの良し悪しで比較するほかないのが現状ですよね。

はじめてDentNetを知ったのは、数年前のデンタルショーでした。 そのときは、 院内LANとは別に新たに有線LANを設定しないと使えないということで、検討を見送りました。しかし、その後も気になっていて、iPadで使えるようになったことを知り、もう一度、検討することにしました。リコールや予防歯科に力を入れた歯科医院をつくりたいと思い、2011年の春にリニューアルしました。ユニットを3台から4台に増設、さらに、予防を啓蒙するシステムの導入を検討しました。予約システムも具体的に検討していて、DentNetをはじめ、いくつかの予約システムのデモンストレーションを見ました。最終的にDentNetに決めたのは、①iPadを使ってチェアサイドでリコールの予約ができる、②他のシステムと比べて細かな設定ができる、③予約システムでトップシェアである、という3つの理由からですね。特に、細かな設定ができるところはDentNetの利点だと思います。ほかの先生や業者の方と話をしていると、予約システムは患者さんが勝手に予約するから予約が荒れる！コントロールできない！と思っている人が想像以上に多いと感じます。DentNetは、その辺の小回りがきく。だから、他のシステムよりも高いんだと思います（笑）。また、導入するなら、本当に使えるものなのかどうかをじっくり検討してから導入しようと決めていました。中途半端に導入して、結局使わなくなっては意味がありませんからね。

恥ずかしながら、昨年の秋頃に新患人数が減ったことがありました。その時、ホームページをリニューアルしたんです。その後、少しずつ人数が回復し、DentNetを導入した2012年6月には、はじめて新患人数が100人を超えました。このうち、ホームページを見て来た方が40人、そのうち半分の20人がインターネット予約でした。インターネット予約は本当にありがたいですね。実は、開業時は、「歯科にネット予約は無理だ！」と思っていたんですよ。医科の順番予約と違って、歯科の予約は、他の患者さんの予約や治療の内容によって柔軟に対応する必要がありますから。以前、ネットから予約が入るとFAXで連絡が来るサービスを利用していたことがありましたが、そのとき、FAXが届いたのは1ヶ月で10人弱でした。取り逃しも多く、翌日、患者さんに電話をしても電話に出ない人もいて、実際に来院されるのは、入ってきた予約の半分ほどでした。DentNetのネット予約は、取り逃しゼロとは言いませんが、以前のサービスと比べると、実際に来院される人数が増えましたね。やはり、ホームページを見てすぐに予約日時を確定できるところが喜ばれているんだと思います。当院では、予約表にネット予約専用の列を作って、ネット予約を受け付けてもいい時間帯だけ予約がとれるように調整しています。予約がとれる状態にすると、すぐに予約が入るので、最近では、再診や電話予約の新患の方に迷惑がかからないように調節しているほどです。

ジェニシス主催のセミナーに参加したときに、DentNetを知りました。元々、ホームページ制作会社が作ったシステムを使っていましたが、DentNetなら、もっといろんなことができると思い、導入しました。あすなろ歯科医院（群馬県）の見学に行かせて頂いたのも刺激になりましたね。「自分の医院と同規模でこんなに診られるんだ」と意識が高まりました。DentNetで予約管理と事前のメール連絡を始めてからは、キャンセル率が減少しました。先日は、はじめてキャンセル率がゼロの日があって、嬉しかったですね。震災の後はさすがにキャンセルが増えましたが、受付スタッフが患者さんに電話で連絡してリカバリーしてくれました。そのとき活躍したのがDentNetの検索機能です。患者さんの住所や電話番号などの情報がすぐに引き出せて便利です。

インターネットで予約を取る患者さんが増えました。当院では、新規患者さんが予約しやすいように、ホームページ上でインターネット予約を行っています。DentNetのインターネット予約は、予約表と連動して予約が取れる時間だけ予約表示されるので、患者さんにとって分かりやすいのが良いですね。当院の患者さんは、2～3日先の予約を取ったり、家族の予約を取ったりしている方が多いです。また、近郊の方が多いのも特徴でしょうか。 DentNetを使い始めてから、予約状況が分かりやすくなり、予約を埋めやすくなりました。今では、空いている枠があると「予約を入れなきゃ！」と思うようになりました。受付では患者情報のポップアップ表示機能が大人気です。DentNetでは、電話がかかってくると、患者さんのお名前や家族構成、予約状況などの情報がパソコンの画面に表示されます。電話を取る前に誰からの電話かわかるのでスムーズに対応できます。診療室で電話を受けて、わざわざ受付のパソコンを見に走ってくるスタッフもいるんですよ。カルテを探すよりDentNetを見る方が早いんです。

当院では、DentNetを導入して予約状況がわかりやすくなり、スタッフ一人一人に診療を30分で終わらせる意識が芽生えました。診療効率が上がったことで、診療できる患者数も20％ほど増えました。暇な時間がある、もっと患者さんを診療できる、という先生は、ユニットを1台増やす前にDentNetを導入してユニット1台の効率を増やすのも一つの手ではないでしょうか。

①患者さんの待ち時間を減らしたい
②受付とチェアサイドで担当医師・歯科衛生士が予約を取れるようにしたい。

リアルタイムで全スタッフが患者さんの情報を共有出来るところに最大のメリットがあることに気付きました。
例えば、
・刻々と変化する予約情報に従って、スタッフが効率的に行動する＝水平時間
・受付業務の質がスタッフの経験値に左右されにくくなった＝スキルの標準化
・全員の状況が把握できるんで、助け合って行動するようになった＝チームワーク
というように、診療の流れが非常に効率化されたのです。つまり、予約システムの導入は、医院全体の時間管理能力の底上げになるということです。当法人の活用状況をあえて数値で表現すると、今まで100だった生産能力が120になったというところでしょうか。スムーズかつ安全に診療をこなせるようになったことで、職場環境が良くなりました。ストレスも一掃される画期的なツールです。

予約システムでは、患者さんのパーソナルな情報（対応の注意点・家族情報・紹介者等）を管理できるようになっており、この情報が「予約情報」とリンクしているため、患者さんへの対応が非常に丁寧になりました。こうした情報は、デジタル化されていない医院の場合、ベテラン受付スタッフの記憶にのみ蓄積されていることが多いのですが、医院の財産として蓄積され、継承していくことが出来る点も、経営的視点から重要と考えます。 また、今後コミュニケーションとして、携帯メールは有効な情報交換ツールになると思われます。当法人でも、メール活用の案内開始から6ヶ月で1000人以上の登録がありました。特に事前確認メールはかなりの割合で無断キャンセルを防ぐことができます。 事前に確認のできるキャンセルと無断キャンセルとでは、意味が全く違います。直前でも連絡がついてキャンセルが確認できれば、「いつでも来てくれる患者さん」に連絡することができます。地域密着型の歯科医院の場合、このような患者さんを多数ストックしていますから、これらをデータとして把握しておけば、彼らに受診の機会を与えることができます。

紙の予約表を使用している医院では、その日の予約表をコピーして、診察室に貼っているのがほとんどではないでしょうか。紙に書いた情報は、過去からも未来からも切り取られた単なる「メモ」にしか過ぎませんが、デントネットに蓄積された情報は「時系列につながるデータ」として全く質の異なるものになります。全てのスタッフが過去にも未来にもつながるデータを参照できる「情報の水平展開」によって、今までになかった行動を生むようになるのです。 このように、情報共有によってスタッフの意識や行動、そして生産能力を上げるタイムマネジメントツールは、これからの時代に有効なソフトだといえるでしょう。 当法人では、診療の流れも一変させるほどインパクトのある投資となりました。

デントネットの活用価値の一つに「情報管理・共有」があります。患者さんとのコミュニケーションで治療以外の色々な情報を共有できるのです。 例えば、「3週間後にお孫さんが生まれるので楽しみにしている」というような話をした場合、それをデントネットにメモしておくと、治療室だけでなく、受付で対応しているときも、カウンセリングルームでお話しているときでも、ケアルームでもその話題を共有し、患者さんとのより親密な関係を築くきっかけとなっています。 また、各種統計も大変重宝しています。収入統計は毎日目標値との乖離をグラフで見ながら確認しています。診療時間、待ち時間などの統計、ドクター別のキャンセル率などは患者サービスの質を判断する指標のひとつにしています。

たくさんの機能があり、これを使いこなすと単なる予約のシステムではなく経営支援システムであることが分かると思います。パソコンやそのソフトは、使う人によって役に立ったり立たなかったりしますが、デントネットを使いこなすことは難しいことではありません。

電話がひっきりなしに鳴り、予約、会計、遅刻した患者さんへの電話、ハガキの送付など、受付の業務を少しでも軽減することができないかと考えていました。

診療室内にモニターを置いて、デントネットを見られるようにしてから、受付にスタッフが大集合することがなくなりました。これまでは、予約状況を確認するには、受付のアポ帳を見るしかなかったので、受付以外でも見られるようになったのは大きな変化ですね。受付スタッフに「邪魔！」と言われることもなくなりました。 また、常に最新の予約状況を確認できるようになったことで、スタッフの時間管理意識が変わりました。自分が次に何をすればいいのかを一人一人が考えて行動できるようになり、動線が変わりました。最近、歯科助手が患者さんをお通しする前に準備を整えてくれるようになりました。おかげでスムーズに治療ができ、助かっています。

自分の医院に合ったシステムを選ぶことですね。特に、インターネット環境があればどこからでも予約表を見られるのは便利ですね。